Praca z aplikacją

Kategorie i reguły

Kategoria mówi, do jakiej szufladki trafia transakcja. Reguła sprawia, że transakcja trafia tam sama.

Kategorie#

Każda kategoria ma nazwę i rodzaj, a jeśli chcesz — także ikonę i kategorię nadrzędną. Priorytet pojawia się dopiero wtedy, gdy dodasz pierwsze słowo kluczowe.

Rodzaje#

Od rodzaju zależy, czy transakcje z tej kategorii wejdą do wydatków, do wpływów, czy nie policzą się w ogóle. To najważniejsze pole na tym ekranie.

Więcej o tym, co wchodzi do sum, a co nie: Co liczy się jako wydatek.

Ikony#

Kategoria może mieć ikonę — jedno emoji. Pokazuje się wszędzie tam, gdzie widać nazwę kategorii: na plakietkach, które nadajesz wierszom przy przeglądzie importu, na liście Transakcje, w wyborze kategorii i w legendzie Przeglądu.

Ikona zajmuje miejsce kolorowej kropki, więc żadna lista się nie poszerza, a kolor kategorii zostaje ten sam. Kategoria bez ikony dalej pokazuje kropkę. Nic tu nie jest obowiązkowe — jeśli nigdy nie ustawisz żadnej ikony, nic się nie zmieni.

Ikonę ustawiasz w panelu po prawej: kwadracik obok pola Nazwa otwiera wybór. Aplikacja podpowiada emoji pasujące do wpisanej nazwy — nazwij kategorię Paliwo albo Fuel, a ⛽ dostaniesz w pierwszej podpowiedzi — a na resztę jest wyszukiwarka. Szuka po polsku i po angielsku niezależnie od tego, w jakim języku masz aplikację, a wklejone w nią emoji też znajdzie.

Na pasku liczników są dwa przyciski, które robią to hurtem:

• podpowiedz kolejne: N — każda kategoria bez ikony dostaje tę, którą podsuwa jej nazwa. Tam, gdzie nazwa nic nie podpowiada, kategoria zostaje bez ikony: aplikacja nie wstawia niczego byle jakiego.
• cofnij: N — pojawia się zaraz potem i zabiera dokładnie te N ikon. Nie tknie przy tym żadnej ikony, którą ustawisz samodzielnie.

Każda kategoria startowa ma swoją ikonę, więc w bazie założonej tutaj wszystko, co zostawisz, jest oznaczone od pierwszego dnia. Jeśli Twój plik powstał, zanim ikony w ogóle się pojawiły, żadna kategoria ich nie ma i aplikacja sama ich nie dorobi. Wtedy przydaje się podpowiedz kolejne: naciśnij raz, a cała lista jest oznaczona.

Kategorie nadrzędne#

Każda kategoria może mieć nadrzędną i wtedy staje się jej podkategorią. Przełącznik Kategorie główne w Przeglądzie zwija podkategorie do nadrzędnej, więc Samochód → Paliwo i Samochód → Ubezpieczenie przeczytasz albo jako dwie linie, albo jako jedną.

Z czym startuje nowa baza#

Z tym, co wybierzesz na pierwszym ekranie nowego pliku. To krok 1 z 5 · kategorie.

Aplikacja proponuje około dwudziestu pięciu kategorii — Zakupy spożywcze, Jedzenie na mieście, Transport, Paliwo, Media, Zdrowie, Subskrypcje, Podróże, Wynagrodzenie, Inwestycje i kilka dalszych. Każda ma ikonę i nazwy sklepów oraz firm, które co miesiąc przewijają się przez polskie konto. To propozycja, a nie zestaw narzucony: bierzesz z niej tyle, ile chcesz, albo nie bierzesz nic.

Same zakupy zajmują sześć kategorii. Budowlane to Castorama, Leroy Merlin i Mrówka. Dom to IKEA, JYSK i Homla. Osobno idą Elektronika (Media Expert, x-kom), Odzież i obuwie (Reserved, Sinsay, CCC) oraz Drogeria (Rossmann, Super-Pharm), a w Zakupach zostaje reszta — Pepco, Empik i sklepy z drobiazgami. Remont to nie to samo co nowa kanapa — na Przeglądzie każda z tych kategorii ma własny słupek.

Czynsz to osobna kategoria — płacisz go za samo mieszkanie: wspólnocie, spółdzielni albo właścicielowi za wynajem. Meble i wiertarka trafiają gdzie indziej.

Wszystkie są zaznaczone od razu — szybciej odznaczysz kilka, na które nie wydajesz, niż zaznaczysz dwadzieścia po kolei.

Zaznacz to, na co wydajesz, i popraw listy na miejscu. × przy nazwie usuwa sklep, w którym nigdy nie płacisz. Pole z przerywaną ramką dodaje nowy — wpisz nazwę, a Enter ją zatwierdzi. Jeśli tę samą nazwę ma już inna kategoria, aplikacja jej nie przyjmie i napisze, w której kategorii ta nazwa siedzi. Gdy poprawisz listę, aplikacja zaznaczy tę kategorię za Ciebie.

Do pliku nic nie trafia, dopóki nie klikniesz Dalej: Twoje konta →. Trzy przyciski nad listą zmieniają wszystko naraz. Zaznacz wszystkie — zaznaczasz każdą kategorię. Przywróć propozycje — wracasz do stanu z początku, a Twoje zmiany w słowach kluczowych znikają. Zacznij bez kategorii — odznaczasz wszystko i plik zostaje naprawdę pusty. Tak też można zacząć, bo kategorię założysz później wprost z wiersza, przy przeglądzie importu. Kategoria bez ani jednego słowa kluczowego też jest w porządku — nigdy nie przypisze się sama, więc wskazujesz ją ręcznie.

To, co zostawisz, jest punktem wyjścia, a nie schematem na zawsze. Zmieniaj nazwy, usuwaj to, na co nie wydajesz pieniędzy, i dopisuj własne słowa kluczowe, gdy zobaczysz je w wyciągu. Zestaw zapisuje się raz, na koniec tego kroku, i potem aplikacja już go nie rusza. Nic się tu później nie odtwarza ani nie wraca samo. Baza otwarta z dysku i baza z transakcjami nie dostają zestawu startowego w ogóle.

Słowa kluczowe są dobrane tak, żeby były pewne, a nie żeby było ich dużo. Wiersz bez kategorii widzisz w przeglądzie i poprawiasz go od ręki, a wiersz wrzucony do złej kategorii wygląda na gotowy, więc zostaje tam na zawsze i przekłamuje sumy. Dlatego w propozycjach stoją tylko jednoznaczne sklepy, a nie ma skrótów, które mogą znaczyć różne rzeczy. Wielkich platform sprzedażowych też nie ma celowo — ich miejsce jest na opisanej niżej liście wykluczeń.

Brakuje tu też kilku dużych sieci, i to nie przez przeoczenie. »OBI« siedzi w środku zwykłych polskich słów, »NETTO« to kwota netto z każdej faktury, a »HEBE« pasuje do nazwiska Heberer. Każda z tych nazw przypisałaby więcej przypadkowych wierszy niż właściwych. Jeśli w Twoich wyciągach nie da się takiej nazwy pomylić z niczym innym, dopisz ją — przy przeglądzie importu wystarczy kliknąć wiersz, żeby zrobić z niego słowo kluczowe.

Porządki w kategoriach#

• Aplikacja nie ma przycisku, który zlewa dwie kategorie w jedną, więc robisz to przez wiersze. W Transakcjach ustaw filtr Kategoria na tę, której chcesz się pozbyć, i przypisz jej transakcjom nową — tak właśnie Jedzenie wchodzi do Zakupów spożywczych.
• Usuń kategorię nie zadziała, dopóki jakakolwiek transakcja jest do niej przypisana. Aplikacja napisze, ile tych transakcji jest, i każe najpierw zmienić im kategorię. Chodzi o to, żeby przypisania nie znikały przez przypadek.

Reguły#

Reguła mówi jedno: transakcje, w których pole pasuje do wartości, dostają tę kategorię. Słowo kluczowe jest najprostszą regułą — jednym tekstem szukanym w jednym polu — więc wszystko, co niżej dotyczy reguł, dotyczy też każdego Twojego słowa kluczowego. Edytor od razu przekłada regułę na zwykłe zdanie:

Każda transakcja, której tytuł zawiera »BIEDRONKA«, trafia do „Zakupy spożywcze” — chyba że wcześniej dopasowała się reguła o niższym numerze priorytetu albo zatrzymało ją słowo z listy wykluczeń.

Pod Dopasowanie po wybierasz jeden z trzech sposobów:

• słowo — pole zawiera ten tekst, gdziekolwiek w środku; tak powstają zwykłe słowa kluczowe;
• regex — pole pasuje do wzorca (to zapis dla osób, które już go znają);
• konto — zgadza się numer konta kontrahenta. Aplikacja porównuje same cyfry, więc spacje i zamaskowana końcówka nie mają znaczenia.

Ani słowo, ani regex nie rozróżniają wielkich i małych liter: biedronka pasuje do BIEDRONKA i odwrotnie.

Pod W polu wskazujesz, czego reguła ma szukać: tytuł, kontrahent albo konto kontrahenta.

Jak aplikacja wybiera kategorię#

Idzie po kolei, a pierwsza odpowiedź kończy sprawę:

1. Lista wykluczeń wygrywa ze wszystkim. Gdy w tytule albo u kontrahenta stoi słowo z tej listy, żadna reguła nie zadziała. Wiersz trafia do przeglądu z informacją, które słowo go zatrzymało.
2. Potem idą reguły, według priorytetu — niższy numer pierwszy. Wygrywa pierwsze dopasowanie, o resztę reguł aplikacja już nie pyta. Dwie reguły o tym samym priorytecie rozstrzyga zawsze tak samo, więc ten sam plik da ten sam wynik również za tydzień.
3. Gdy nic nie pasuje, wiersz zostaje bez kategorii. To pełnoprawna grupa, wyróżniona złotym kolorem — możesz w nią kliknąć i przejrzeć wszystkie takie wiersze.

Cokolwiek się wydarzy, aplikacja zapisuje to przy wierszu jako pochodzenie kategorii. Dzięki temu każdy ekran umie wyjaśnić, skąd wzięła się kategoria, zamiast tylko ją pokazać.

Priorytet w panelu ustawia naraz wszystkie słowa kluczowe kategorii. Pojedynczej regule nadal zmienisz go z osobna, a gdy słowa jednej kategorii mają różne priorytety, panel Cię o tym uprzedzi.

Kategorie na liście nie stoją jedna za drugą według priorytetu, tylko w grupach. Nad każdą grupą jest pasek Priorytet 5 / 10 / 20, który mówi, co dopasowanie na tym poziomie znaczy. Kategorie, do których nie prowadzi żadne słowo kluczowe, mają na dole własny nagłówek Bez słów kluczowych. Nic ich nie przypisze samo, więc wskazujesz je ręcznie w przeglądzie albo w Transakcjach.

Każda kategoria zajmuje jeden wiersz. Kolumna Słowa kluczowe pokazuje tyle słów, ile się w niej mieści, a resztę zobaczysz, gdy najedziesz na wiersz myszą. Kolumna Słów podaje, ile ich jest w sumie. Dzięki temu cały zestaw mieści się na jednym ekranie i nic się nie rozjeżdża. Słowo kluczowe czytasz tutaj, a poprawiasz w panelu obok — to tam widzisz, ile razy trafiło i w jakim jest stanie.

Osobno działają reguły zarządzane, te za Przelewem wewnętrznym i Kontem wspólnym. Aplikacja utrzymuje je sama, na podstawie Twojej listy kont, i nadaje im priorytet 5 — czyli stawia je przed regułami ze słów kluczowych, którym daje priorytet 20. Powód jest prosty: zgodny numer Twojego konta to mocniejszy dowód niż słowo w tytule. Tych reguł lepiej nie ruszaj.

Reguły, które nigdy nie zadziałają#

Skoro wielkość liter nie ma znaczenia, biedronka i BIEDRONKA to jedna i ta sama reguła, a druga z nich jest martwa. Duplikatu aplikacja nie pozwoli utworzyć w żadnej kategorii i od razu pokaże ten, który już jest.

Aplikacja pilnuje tego dopiero od pewnej wersji, więc starsze duplikaty nadal siedzą w bazie. Widać je od razu: przesłonięte słowo ma na swojej plakietce złoty napis przesłonięte, a licznik na górze ekranu pokazuje, ile takich słów masz w całej bazie. sprawdź je otwiera pasek z przyciskiem Usuń przesłonięte: skasuje on martwe kopie i zostawi tę jedną, która naprawdę działa.

Przy każdym słowie kluczowym panel pokazuje liczbę trafień, a słowo, które nigdy do niczego nie pasowało, ma na plakietce napis 0 trafień. To zwykle literówka. Licznik na górze ekranu mówi, ile takich słów jest w całej bazie, więc od razu widzisz, czy reguły w ogóle pracują.

Lista wykluczeń#

Niektóre firmy sprzedają wszystko i reguła na słowo Allegro czy Amazon myliłaby się częściej, niż trafiała. Dlatego transakcja z takim słowem nigdy nie dostaje kategorii automatycznie i zawsze idzie do przeglądu.

Blokadę aplikacja zapisuje tak samo jak zwykłe dopasowanie reguły, więc ekran pisze wprost wykluczone »Allegro«, zamiast udawać, że reguły po prostu nie trafiły. Nowa baza dostaje na start oczywiste platformy sprzedażowe, a kolejne dopisujesz wtedy, gdy natkniesz się na sklep z tej samej półki.

Ponowne przejście regułami#

Kliknij Zastosuj reguły (N bez kategorii). Aplikacja przepuści obecne reguły przez wszystko, co nie ma jeszcze kategorii, i napisze, ile wierszy przypisała, a ile zatrzymała lista wykluczeń. Rusza wyłącznie wiersze bez kategorii, więc żadnego Twojego ręcznego przypisania nie nadpisze. To samo znajdziesz na zakładce Transakcje pod nazwą Ponów autokategoryzację.